Filformat for kontakter
Filen kan være en Microsoft Excel-fil med filtypen XLSX eller XLS, og hvis du bruker FTP-import, støttes også CSV. Du kan bruke en fil uten overskriftsrad eller med en overskriftsrad med hvilke som helst kolonnenavn, og deretter tilordne kolonnene i filen til de riktige feltene i kontaktlisten.
Vi anbefaler at du bruker disse overskriftsradnavnene til å forenkle kolonnetilordningen:
Ekstern ID, Fornavn, Etternavn, Telefon, Mobil, E-post 1, E-post 2, Tittel, Organisasjon, Avdeling, Gatenavn, Gatenummer, Postnummer, Sted, Land
Krav:
- Ekstern ID er obligatorisk. Dette er kontaktens unike ID, for eksempel fra ditt (hoved-) CRM-system. (Hvis en fil inneholder to rader med samme ekstern ID, vil den siste oppføringen erstatte den første importerte oppføringen).
- Etternavn er obligatorisk
- En kontakt må ha minst ett telefonnummer (telefon eller mobil) eller minst én e-postadresse.
- Telefonnumrene må ha riktig format (se nedenfor).
En kontakt som ikke oppfyller kravene 2, 3 og 4, importeres ikke!
Telefon- og mobilnumre
Hvis en kontakt har ett mobilnummer og/eller ett fasttelefonnummer, plasserer du nummeret (numrene) i riktig kolonne. Hvis en kontakt har to mobilnumre eller to fasttelefonnumre, anbefaler vi at du angir ett nummer i Telefon og ett i Mobil.
Telefonnumre lagres i E.164-format i kontaktlisten i Puzzel, og bør derfor skrives med dette formatet i filen: +<landskode><abonnentnummer>. Eksempler: +4712345678 eller +447712345678.
Merk: Tall som ikke samsvarer med dette formatet blir ikke importert!
E-post adresse
En e-postadresse må være i formatet *@*.* for at den skal kunne importeres.
En kontakt med en e-postadresse som ikke oppfyller dette kravet, blir importert, men e-postadressen blir værende tom.
To oppdateringsalternativer
- Erstatt fullstendig
- Den eksisterende kontaktlisten slettes, og alle nye kontakter fra den nye filen importeres. Notater om kontakter i Puzzel (hvis det er lagt inn slike) forsvinner.
- Erstatt og tilføy
-
En kontakt i filen med en ekstern ID som allerede er i listen, oppdateres. All eksisterende informasjon for denne ID-en slettes, og all informasjon for denne ID-en i filen legges til.
-
En kontakt i filen med en ny ekstern ID eller uten ekstern ID blir lagt til
-
En kontakt i listen i Puzzel som ikke er i filen, blir ikke endret.
-
Én fil kan inneholde maks 10.000 rader, så hvis du vil laste opp flere kontakter enn dette, må du dele kontaktene dine i 2 eller En fil kan inneholde maks 10 000 rader, så hvis du vil laste opp flere kontakter enn dette, må du dele kontaktene dine i to eller flere filer og laste filene opp én om gangen. Det er ikke noe spesifikt maks antall rader i Puzzels kontaktdatabasetabell.
Kolonnenavn |
Kommentar / Format |
Eksempel |
---|---|---|
Ekstern id |
Nøkkelfelt, obligatorisk. Kontaktens unike ID i (hoved-) CRM-systemet. |
007 |
Fornavn |
James |
|
Etternavn |
Obligatorisk |
Knytte bånd |
Telefon 1 |
+<landskode><abonnentnummer> |
+44123456789 |
Telefonbeskrivelse 2 |
|
|
Mobil 1 |
+<landskode><abonnentnummer> |
+44987654321 |
Mobilbeskrivelse 2 |
|
|
E-post 1 1 |
*@*.* |
James.bond@mi5.com |
E-post 1 beskrivelse 2 |
|
|
E-post 2 1 |
*@*.* |
|
E-post 2 beskrivelse 2 |
|
|
Tittel |
Hemmelig agent |
|
Organisasjon |
Mi5 |
|
Avdeling |
Utenrikssaker |
|
Gatenavn |
Oxford gate |
|
Gatenummer |
33 |
|
Postnummer |
12345 |
|
Sted |
London |
|
Land |
England |
1 En kontakt må ha et telefonnummer eller en e-postadresse. Hvis ikke importeres den ikke.
2 Beskrivelser er ikke nødvendig, men beskrivelser kan være for eksempel Arbeid, Hjem, Sentralbord