Kontaktfilens format
Filen kan være en Microsoft Excel-fil med filtypenavnet xlsx eller xls, og hvis du bruger import fra FTP, understøttes CSV-filer også. Du kan bruge en fil uden kolonneoverskrift eller en fil med kolonneoverskrift med valgfri kolonnenavne og derefter knytte kolonnerne i filen til de korrekte felter på kontaktlisten.
Vi anbefaler, at du bruger følgende kolonneoverskriftsnavne for at gøre det lettere at knytte kolonnerne til felterne:
Eksternt id (External id), Fornavn (First name), Efternavn (Last name), Telefon (Phone), Mobil (Mobile), E-mail 1 (Email 1), E-mail 2 (Email 2), Jobtitel (Working title), Organisation (Organization), Afdeling (Department), Adresse (Street name), Husnummer (Street number), Postnummer (Zip code), By (Zip location), Land (Country).
Krav:
- Eksternt id er påkrævet. Det er kontaktens entydige id, f.eks. fra dit (primære) CRM-system. (Hvis en fil indeholder 2 rækker med samme eksterne id, erstatter den senest post den først importerede post).
- Efternavn er påkrævet.
- En kontakt skal have mindst ét telefonnummer (telefon eller mobil) eller mindst én e-mailadresse.
- Telefonnumre skal have det korrekte format (se nedenfor).
En kontakt, der ikke opfylder krav 2, 3 og 4, importeres ikke!
Telefon- og mobilnumre
Hvis en kontakt har ét mobilnummer og/eller ét fastnetnummer, skal du placere numrene i de rigtige kolonner. Hvis en kontakt har 2 mobilnumre eller 2 fastnetnumre, anbefaler vi, at du placerer ét nummer under Telefon (Phone) og ét under Mobil (Mobile).
Telefonnumre gemmes i formatet E.164 i kontaktlisten i Puzzel, og de skal derfor skrives i dette format i filen: +<landekode><abonnentnummer>. Eksempler: +4712345678 eller +447712345678.
Puzzel konverterer dog telefonnumrene til det korrekte format, når filen importeres:
For numre, der begynder med 00, erstatter vi 00 med +.
For numre, der IKKE begynder med 00 eller +, tilføjer vi + og den korrekte lande
kode i henhold til det definerede standardland.
Alle mellemrum bliver fjernet.
I numre, der indeholder (0), fjerner vi (0). E-
mailadresser
En e-mailadresse skal have formatet *@*.* for at blive importeret.
En kontakt med en e-mailadresse, der ikke overholder dette krav, importeres, men e-mailadressen vil være tom.
To opdateringsalternativer
- Fuldstændig erstatning
- Den eksisterende kontaktliste slettes, og alle nye kontakter fra den nye fil importeres. Noter om kontakter i Puzzel (hvis der er nogen), går tabt.
- Erstat og tilføj
-
En kontakt i filen, som har et eksternt id, der allerede står på listen, bliver opdateret. Alle eksisterende oplysninger om det pågældende id slettes, og alle oplysninger om det pågældende id i filen tilføjes.
-
En kontakt i filen, som har et nyt eksternt id eller ikke har et eksternt id, bliver tilføjet.
-
En kontakt på listen i Puzzel, som ikke findes i filen, bliver ikke ændret.
-
En fil kan indeholde maks. 10.000 rækker, så hvis du vil uploade flere kontakter end dette, skal du opdele kontakterne i 2 eller flere filer og uploade dem én fil ad gangen. Der er ikke en øvre grænse for antallet af rækker i tabellen med kontakter i Puzzels kontaktdatabasetabel.
Kolonnens navn |
Kommentar / format |
Eksempel |
---|---|---|
Eksternt id (External id) |
Feltet Nøgle (Key), obligatorisk. Kontaktens entydige id i CRM-systemet (det primære CRM-system). |
007 |
Fornavn (First name) |
James |
|
Efternavn (Last name) |
Obligatorisk |
Bond |
Telefon (Phone) 1 |
+<landekode><abonnentnummer> |
+44123456789 |
Telefonbeskrivelse (Phone description) 2 |
|
|
Mobil (Mobile) 1 |
+<landekode><abonnentnummer> |
+44987654321 |
Mobilbeskrivelse (Mobile description) 2 |
|
|
E-mail 1 (Email 1) 1 |
*@*.* |
James.bond@mi5.com |
E-mail 1-beskrivelse (Email 1 description) |
|
|
E-mail 2 (Email 2) 1 |
*@*.* |
|
E-mail 2-beskrivelse (Email 2 description) |
|
|
Jobtitel (Working title) |
Hemmelig agent |
|
Organisation (Organization |
Mi5 |
|
Afdeling (Department) |
Foreign affairs |
|
Adresse (Street name) |
Oxford Street |
|
Husnummer (Street number) |
33 |
|
Postnummer (Zip code) |
12345 |
|
By (Zip location) |
London |
|
Land (Country) |
England |
1 En kontakt skal have et telefonnummer eller en e-mailadresse. I modsat fald bliver kontakten ikke importeret.
2 Beskrivelser er ikke nødvendige, men de kan f.eks. være Arbejde, Hjem, Omstilling.